Funkcionalna specifikacija – kako razviti novu tehnologiju ili proizvod koristeći interne resurse?

U jednom od naših članaka smo obradili temu „technology scouting“-a odnosno „pronalaska tehnologije“, koji se koristi kod traženja eksternih odnosno vanjskih tehnoloških rješenja koje bi podržale poslovanje. U sljedećim odlomcima obrađujemo „drugu stranu medalje“ odnosno temu funkcionalne („funkcijske“) specifikacije - dokumenta koji služi kao polazišna točka u razvoju tehnološkog rješenja koristeći interne resurse (kod razvoja nove tehnologije, aplikacije ili proizvoda).

Što je funkcionalna specifikacija, čemu ona služi i koja je uloga konzultanta?

Funkcionalna specifikacija je dokument koji opisuje osnovne funkcije softverske aplikacije, platforme, sistema, proizvoda ili specifičnog modula (dijela) softverskog rješenja. Odnosno, ona opisuje kako bi nešto trebalo raditi iz perspektive korisnika (ono što je vidljivo na van). Funkcionalna specifikacija ima primarnu ulogu pospješiti komunikaciju i povećati razumijevanje odnosno smanjiti jaz u razumijevanju između poslovne strane i njenih zahtjeva (menadžmenta i uprave) te tehničke strane odnosno IT inženjera. Ona ne ulazi u tehničke detalje (za to postoji tehnička specifikacija) već služi za „prevođenje“ jezika poslovanja u jezik koji je razumljiv tehničkom osoblju, odnosno IT profesionalcima (inženjerima).

Koja je uloga konzultanta? Ponekad usluge za konzultantom nisu potrebne ukoliko kompanija ima svoj tim voditelja projekata ili poslovnih analitičara i ako taj tim ima dovoljno kapaciteta za provedbu ideja poslovanja. Ukoliko to ne postoji, vanjski konzultanti uskaču kao „službeni prevodioci“ između poslovanja i tehničke struke. Ponekad konzultanti mogu raditi s internim timom ukoliko su veći projekti u pitanju. Možemo reći da konzultant „dešifrira“ zahtjeve poslovanja i prevodi ih na jezik koji je razumljiv objema stranama. Također je moguće da konzultanti preuzmu ulogu voditelja projekta.

Njena najveća vrijednost leži u konkretiziranju zahtjeva, određivanju opsega projekta te skraćivanju vremena potrebnom za izradu novog tehnološkog rješenja.

Što sadrži funkcionalna specifikacija?

Ovisi koliko duboko i detaljno želimo ići, no najčešće je najbolje samo krenuti. U pravilu funkcionalna specifikacija jest dokument sa sadržajem i pravilima kako želimo da se softver ponaša. Ona je uvijek tekstualna i opisna, a medij u kojem će biti napisana može varirati (od standardnog MS Office-a (Word, Excel, do novijih softverskih rješenja). Naravno, uvijek možete započeti s njenom izradom u bilježnici ili na bijeloj ploči, što nerijetko služi kao dobar početak, ali vas može dovesti samo do određene razine.

Postoje 2 glavna elementa koja morate imati te 3. koje je „izborni“:

1. Značajke ili glavni elementi (features) nekog sistema (platforme/aplikacije/proizvoda)

   1. Na primjer: aplikacija ima 6 modula, postoje 4 glavne „stranice“ na web stranici, postoje 2 tipa korisnika, aplikacija se spaja na 3 postojeća sistema, postoji tražilica, padajući meni, prijavni ili kontaktni obrazac, kontakt podaci kompanije, itd.

2. Funkcije tog sistema (glavni tijekovi radnji i interakcije između sistema i korisnika sistema)

   1. Obično se zapisuje u formi „use case“, „user story“, „user scenario“ ili kombinacije više njih, a generalno sadrži „glavni tijek“ aktivnosti i „alternativne tijekove“.  Primjer može biti „kada korisnik dođe na našu stranicu, prikazuje mu se stranica za prijavu, kada stisnem gumb „prijavi se“, sistem me odvede na početnu stranicu, kao registrirani korisnik želim biti u mogućnosti vidjeti prethodno unesene podatke na stranici, itd. Ovdje se također navode tipovi korisnika te se „tijekove“ povezuje sa svakim tipom.

3. Vizualni/shematski prikaz proizvoda/rješenja

   1. To može obuhvaćati neki „kostur“ zamišljenog rješenja (eng. wireframe), inicijalni ili grubi dizajn, grafičke prikaze funkcijskih tijekova ili čak finalni ili skoro finalni dizajn. Iako vizualni prikaz nije neophodan, svakako je koristan i može služiti kao velika pomoć u početku razvoja proizvoda.

Glavna prednost funkcionalne specifikacije jest da imanjem jedne prije početka projekta povećavate vjerojatnost da će se nešto završiti i da će to biti funkcionalno. Možete gledati na nju kao na određeni tip „ugovora“ između poslovne strane i tehničke strane poslovanja. Konzultanti ili poslovni analitičari tu služe kao „odvjetnici“ koji pišu ugovor i provjeravaju da je sve u skladu sa zahtjevima i željama jedne i druge strane.

Sažetak – što napraviti ako želimo razviti novu tehnologiju interno?

Ako se već odlučite za razvoj nove tehnologije ili novog proizvoda koristeći interne resurse, krenite od postavljanja jasnih ciljeva i zahtjeva. Odvojite potrebne resurse, odaberite pravi tim, jasno podijelite odgovornosti i konkretizirajte ciljeve. Tokom izrade rješenja budite spremni na kompromise i promjene, ali također budite spremni i reći „ne“ te slijediti cilj koji je postavljen. Odaberite jedan format funkcionalne specifikacije i njega se držite unutar cijele tvrtke (barem neko vrijeme). Ovo je jako važno jer tako smanjujemo nejasnoće, ubrzavamo proces učenja, poboljšavamo komunikaciju i lakše pronalazimo bolne točke. I na kraju, vodite razvojne projekte tako da funkcionalnu specifikaciju napravite „agilnom“, odnosno dopustite joj da se ona mijenja kroz trajanje projekta (ne u formatu već u sadržaju). Koliko god dobro zamislili neki projekt inicijalno, svi znamo da nam se tokom izrade ili razrade pojavljuju nove ideje i pokazuju možda i bolji načini kako nešto napraviti ili strukturirati. Praksa uvijek pobjeđuje teoriju!