Protekla godina pokazala je potrebu za agilnim i fleksibilnim informatičko-komunikacijskim sustavima koji mogu osigurati funkcioniranje tijela državne uprave bez obzira na lokaciju radnog mjesta. Međutim, nakon pandemije i kao posljedica mjera zaštite, vrlo je vjerojatno da će proračuni tijela državne uprave biti niži pa se stoga postavlja pitanje da li će digitalna transformacija biti prioritet javnog sektora. Kao pokazatelj takvog smjera, javno dostupan proračun Središnjeg državnog ureda za razvoj digitalnog društva pokazuje da je proračun ureda značajno smanjen za ovu godinu. Naime, iako je proračun za 2020. godinu bio 26 milijuna kuna, projekcija stvarne potrošnje tijekom prošle godini bila je tri puta manja što je utjecalo na izostanak nekih planiranih investicija te znatno usporavanje ulaganja u digitalizaciju hrvatske javne uprave. Nažalost, posljedica toga je smanjenje projekcije proračuna Središnjeg ureda za 2021. godinu na samo 18 milijuna kuna.
Imajući to i mnoga druga ograničenja na umu, tijela državne uprave bi trebale hitno izraditi (ili prilagoditi) svoje planove digitalne transformacije. Kako bi osigurali optimalno korištenje IT rješenja i postigli bolji povrat ulaganja u nove tehnologije, alate i softver, tijela državne uprave moraju obratiti posebnu pozornosti na ljudsku stranu tehnologije i osnaživanje digitalnih vještina javnih djelatnike. Dužnosnici tijela državne uprave stoga moraju osmisliti plan upravljanja promjenama i smjernice koje svakog službenika vode na put digitalne transformacije. Pristup koji potiče usvajanje novih digitalnih alata i inicijativa ključan je za pokretanje značajnih promjena u javnom sektoru. Između mnogo čimbenika koji utječu na digitalnu transformaciju javnog sektora, izdvajaju se tri ključna pokazatelja uspješnosti implementacije transformacije u javnom sektoru: uključivanje najviših dužnosnika u pilot-projekte tijela državne uprave, provedba programa osnaživanja digitalnih vještina službenika i dužnosnika, te uspostava sustava za praćenje ciljeva i ključnih rezultata.
Neupitna podrška Vlade
Tijela državne uprave trebaju uključiti visoke dužnosnike kao aktivne članove timova koji pilotiraju projekte digitalne transformacije. Ti dužnosnici imaju primarnu odgovornost za razvoj i napredak usluga koje pružaju tijela državne uprave pa stoga je logično da oni oblikuju kulturu svojeg tijela državne uprave, a izravna uključenost osigurava da će se zalagati za promjene vezane uz transformaciju načina rada tijela državne uprave. Tada se važnosti i fokus na upravljanje promjenama promovira iznutra i odozgo, što je posebno važno u javnom sektoru gdje službenici često rade slične poslove desetljećima te su naviknuti na određeni način rada, ustaljene obrasce i zastarjele procese. Stoga, bilo kakva promjena će biti i puno teža. Prihvaćanje novih načina rada sukladnih suvremenim digitalnim tehnologijama za službenike predstavlja težak zadatak, a uključenost dužnosnika u procesu transformacije može značajno pomoći potaknuti promjene kod službenika koji mogu oklijevati ili nisu sigurni što promjene za njih znači.
Osnaživanje digitalnih vještina
Iako su mnoga tijela državne uprave već usvojila ili su u procesu usvajanja novih tehnologija, stare navike prevladati će nove kroz neko vrijeme ako se službenicima i dužnosnicima osigura kontinuiran razvoj digitalnih vještina i znanja. Jedan od primjera često korištenog softverskog paketa u javnom sektoru je Microsoft 365. Istraživanje je pokazalo da samo 47% korisnika nije sigurno kojim aplikacijama zapravo imaju pristup i kako im one mogu pomoći u radu. To ne čudi, s obzirom na to da u sustavu Microsoft 365 postoji 17 glavnih značajki za koje osoba bez adekvatne obuke ne može znati. Ako korisnici ne znaju mogućnosti novih tehnologija i alata, vrlo je vjerojatno da će se oni inklinirati prema zadržavanju starih navika i načina poslovanja, poput slanja dokumenata e-poštom naprijed-nazad, umjesto korištenja on-line kolaboracije editiranja dokumenata koji nude svi suvremeni poslovni sustavi. Osim toga, programom obuke razvoja digitalnih vještina se osnažuju službenici da prepoznaju sve koristi koje mogu imati iz novih tehnologija i učinkovitijih načina obavljanja poslova.
Ciljevi i ključni rezultati
Bez sustava kojim možemo pratiti plan implementacije i radnih zadataka danih članovima tima, uspjeh cjelovite digitalne transformacije će izostati. Praktična iskustva digitalnih transformacija u privatnom sektoru nas uče kako će uspjeh biti teško za postići bez mjerenja napretka i podijele odgovornosti na sve dionike. Stoga je potrebno primijeniti jedan od sustava praćenja implementacije, poput OKR sustava za praćenje ciljeva i ključnih rezultata, kako bi mogli mjeriti napredak na razini tijela državne uprave, implementacijskog tima i svakog pojedinog njegovog člana. Primjenom takvog sustava može se na jednostavan, razumljiv i mjerljiv način na početku definirati očekivanja i odgovornosti, te konkretan rezultat koji se očekuje. Tako možemo pratiti napredak digitalne transformacije iz dana u dan, te prema potrebi pravovremeno reagirati kada dođe do eventualnih probijanja rokova implementacije.
Ponovimo, kako bi mogli biti uspješni u upravljanju promjenama i osigurali da projekti donose povrat na uloženo, službenici u javnom sektoru moraju djelovati kao vlasnici nužnih promjena te imati dovoljno ovlasti za dizajn i implementaciju digitalne transformacije. Uspjeh implementacije biti će moguć samo ako oni vide vrijednost u promjenama. Podrška i razvoj digitalnih vještina dužnosnika, a posebno njihovo uključivanje u operativnu implementaciju mogu potaknuti entuzijazam i razumijevanje digitalne transformacije kod službenika tijela državne uprave. U kombinaciji s mjerenjem napretka implementacije na svim razinama, koristima novih tehnologija i optimizacije procesa presudno je za uspješnost digitalne transformacije. Konačno, uz podršku i vođenje iskusnih poslovnih savjetnika tijekom implementacije ključno je za uspjeh digitalne transformacije javnog sektora.